Produkt
Ein Ablauf für alle, die an einem Ticket beteiligt sind.
VerwaltKlar ist rollenbasiert aufgebaut: Verwaltung, Eigentümer, Mieter und Handwerker sehen jeweils genau den Teil des Vorgangs, der sie betrifft. Der Kern ist immer dasselbe Ticket – nur unterschiedlich dargestellt.
Für die Hausverwaltung
Der Bestand an einem Ort, nicht in zwölf Tabellen.
Die Verwaltungsoberfläche ist der Arbeitsplatz für den Alltag: Was liegt offen, was ist dringend, was wartet auf eine Entscheidung.
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Dashboard-Überblick
Offene, dringende und in Bearbeitung befindliche Tickets über den gesamten Bestand, mit Alter und Status pro Vorgang.
- 02
Vertrags-Lebenszyklus
Mietvertrag hochladen, Daten werden ausgelesen, der Mieter wird automatisch eingeladen und onboardet sich selbst.
- 03
Objekt- und Anlagenregister
Objekte, Einheiten und Anlagen als eigene Datensätze – Grundlage für Zuordnung, Historie und Reporting.
- 04
Ticket-Aufsicht
Jeder Vorgang mit Kategorie, Fotos, Verlauf, beteiligtem Handwerker und Verfügbarkeitsfenstern.
- 05
Kostenträgerschaft vorgeprüft
Die KI gleicht jede Meldung mit den Haftungsklauseln des Mietvertrags ab und legt vor, ob Eigentümer oder Mieter zahlt. Freigeben oder korrigieren – die Entscheidung bleibt im Büro.
- 06
Fristen mit Eskalation
Jede Dringlichkeitsstufe hat eine Reaktionsfrist. Läuft sie ab, meldet sich das System von selbst – kein Vorgang bleibt unbemerkt liegen.
- 07
Vertrags-Wiedervorlage
Verträge kommen turnusmäßig zur Prüfung zurück. Jede Änderung wird als unveränderlicher Stand mitgeschrieben.
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Profil-Vollständigkeit
Ein Score zeigt, wo Daten fehlen – damit Zuordnung und Auswertung nicht an Lücken scheitern.
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Eigentümer-Reporting
Auswertungen, die man weitergeben kann, ohne sie vorher von Hand zusammenzustellen.
Für den Mieter
Keine App, kein Portal, kein Passwort.
Der Mieter meldet im Messenger, den er ohnehin nutzt. Der Dialog ist geführt, damit die Meldung vollständig wird, ohne dass jemand nachfragen muss.
- 01
Meldung im Chat
Geführte Konversation über Telegram – mehrsprachig, ohne Installation und ohne Erklärung.
- 02
In der eigenen Sprache
Der Mieter schreibt, wie er spricht. Die Meldung wird automatisch übersetzt, damit Büro und Betrieb sie in ihrer Sprache lesen.
- 03
Fotos direkt aus dem Chat
Bilder werden am Ticket abgelegt und stehen Verwaltung und Handwerker sofort zur Verfügung.
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Verfügbarkeit angeben
Der Mieter wählt Zeitfenster, in denen jemand zu Hause ist – der häufigste Grund für gescheiterte Termine entfällt.
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Status verfolgen
Rückfragen und Statusänderungen kommen im gleichen Chatverlauf an.
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Arbeit bewerten
Nach Abschluss eine kurze Bewertung – Grundlage für die Qualität der Handwerker-Zuordnung.
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Transparenz von Anfang an
Die Begrüßung im Chat erklärt, dass die Angaben an die Verwaltung weitergegeben werden.
Für den Handwerker
Aufträge, die man einplanen kann.
Ein Ticket erreicht den Betrieb erst, wenn es genug hergibt: Was ist kaputt, wo, wie dringend, wann ist jemand da – inklusive Fotos.
- 01
Vertrauensbetriebe zuerst
Die Verwaltung bringt ihre eigenen Handwerker mit. Diese werden bevorzugt vorgeschlagen.
- 02
Netzwerk als Ergänzung
Wenn niemand aus dem eigenen Stamm passt oder reagiert, kommt das Plattform-Netzwerk ins Spiel.
- 03
Standortbewusste Zuordnung
Die Vorschläge berücksichtigen, wo der Betrieb arbeitet und welche Gewerke er abdeckt – gewichtet nach Nähe, Bewertung und abgeschlossenen Vorgängen.
- 04
Zugang ohne Konto
Der Betrieb erhält einen sicheren, befristeten Link zum Vorgang. Annehmen oder ablehnen funktioniert ohne Registrierung.
- 05
Details erst nach Zusage
Vor der Annahme nur Gewerk, Dringlichkeit und grober Bereich. Adresse und Kontakte werden erst danach freigegeben.
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Vorschlag statt Beauftragung
In dieser Phase koordiniert immer ein Mensch. VerwaltKlar beauftragt nichts automatisch.
KI-Triage
Wie ein Ticket zu seiner Priorität kommt.
Die Triage ist bewusst nachvollziehbar: Sie ordnet ein, sie entscheidet nicht. Die Verwaltung sieht die Einschätzung und kann sie jederzeit überschreiben.
- 01
Kategorie erkennen
Aus dem Text und den Fotos wird das Gewerk abgeleitet – Sanitär, Heizung, Elektrik, Schädlinge und weitere.
- 02
Beschreibungsqualität prüfen
Fehlt eine wesentliche Angabe, fragt der Chat nach, statt ein unbrauchbares Ticket zu erzeugen.
- 03
Dringlichkeit einschätzen
Von 'kann warten' bis 'sofort' – als Vorschlag, sichtbar begründet und überschreibbar.
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Sicherheitsrelevantes hart nach oben
Gas, Strom, Wasseraustritt oder Einbruchgefahr werden per feste Regel eskaliert, unabhängig von der Einschätzung.
Die Freigabe bleibt die harte Grenze.
- P1- bis P4-Dringlichkeit bleibt sichtbar und nachvollziehbar
- Sicherheitsfälle folgen festen Eskalationsregeln
- Jeder Vorschlag kann durch die Verwaltung überschrieben werden
Messenger-Aufnahme
Ein Ablauf, in den Kanälen Ihrer Mieter.
Der gleiche geführte Prozess funktioniert in WhatsApp und Telegram – verständlich, mehrsprachig und ohne zusätzliche Mieter-App.
Aufnahme über WhatsApp
Fotos, Problembeschreibung und Verfügbarkeit werden Schritt für Schritt direkt im vertrauten Chat erfasst.
Aufnahme über Telegram
Auch in Telegram entsteht aus einer freien Mieter-Nachricht ein vollständiges, planbares Ticket.
Sie sind Handwerksbetrieb?
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Sehen Sie, wie das für Ihren Bestand aussieht.
Bringen Sie Ihren heutigen Instandhaltungsprozess mit. Gemeinsam übersetzen wir ihn in einen strukturierten Pilot.